Persoonsgegevens (privacywet)

Gegevens vastlegging

Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Daar moet een wettelijke grondslag voor zijn.

Per 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU.

De grondslagen waaraan het verwerken van persoonsgegevens moet voldoen zijn opgenomen in deze Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Op deze pagina is te lezen welke gegevens bij TCD Hummelo verwerkt en opgeslagen worden. Heb je daar vragen of opmerkingen over, neem dan gerust contact op met de voorzitter, die kan in de rol van "functionaris gegevensverwerking" tekst en uitleg geven.

TCD Hummelo zal alleen persoonsgegevens registreren als daar een verenigingsdoel/belang mee gediend is en zal zich daarbij houden aan haar privacy-statement.

Op het (besloten) verenigingsterrein worden regelmatig beelden gemaakt welke geplaatst worden op onze diverse media kanalen, door het betreden van het terrein maakt iedereen kans in beeld gebracht te worden.

Ledenadministratie

In de statuten van de vereniging is in artikel 4.2 vastgelegd:

"Het bestuur houdt een register, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen"

Vastgelegd worden naam en adresgegevens, geboortedatum, soort lidmaatschap, telefoonnummer, emailadres en eventuele bijzonderheden (voorbeeld: is ouder van ...).

Er worden geen bankgegevens vastgelegd.

Van de via bankoverschrijving ontvangen contributiebedragen wordt in de ledenadministratie alleen de betaaldatum vastgelegd.

In de financiële administratie worden geen persoonsgegevens van de leden vastgelegd.

Op de wachtlijst worden naast de gemelde gegevens ook gegevens met betrekking tot geslacht, motor en klasse vastgelegd.

De gegevens vastgelegd in de ledenadministratie en op de wachtlijst zijn alleen voor intern gebruik en worden niet aan derden verstrekt.

Na opname in de ledenadministratie worden de gegevens uit de wachtlijst verwijderd.

Geluidsmetingen

In het kader van de aan de vereniging verleende milieuvergunning worden stelselmatig geluidmetingen verricht.

De metingen worden zowel dynamisch (langs de baan) als statisch (2-meter-max methode) uitgevoerd.

Bij de dynamische meting worden rijnummer en gemeten geluidswaarde vastgelegd. Deze kunnen aanleiding zijn voor een controlemeting via de 2-meter-max methode.

Bij de 2-meter-max methode worden de volgende gegevens vastgelegd: naam, licentienummer, motormerk, klasse, cilinderinhoud, 2-takt of 4-takt, cross of kenteken, datum, temperatuur, gemeten geluidswaarde en bij kentekens ook het kenteken, de meldcode en of de rijder in bezit is van rijbewijs A.

De registratie is alleen voor intern gebruik en vormt onderdeel van het milieudossier van de vereniging. 

In het kader van toezicht op handhaving van de in de milieuvergunning vastgelegde regels mogen medewerkers van vergunningverlenende en controlerende instanties inzage in deze gegevens krijgen.

Evenementen

Voor de deelnemerslijsten en uitslagenverwerking van (club)evenementen worden de volgende gegevens vastgelegd: naam, geboortedatum, motorwerk, cilinderinhoud, typemotor (2-takt of 4-takt), licentienummer, klasse waaraan deelgenomen wordt, of de motor op geluid is gekeurd en zo ja of die goedgekeurd is, uitvoering van helpersdienst, behaalde punten en bij kentekens ook het kenteken en de meldcode.

Bij (club)evenementen waarbij de uitslagen via een transpondersysteem verwerkt worden, wordt aanvullend ook het transpondernummer vastgelegd.

Gepubliceerd worden alleen naam, motormerk en behaalde punten.

Bij (club)evenementen worden tevens de volgende gegevens vastgelegd: datum en naam evenement, naam en indien van toepassing licentienummer (baanofficials) van de vrijwilligers.

De registratie is alleen voor intern gebruik. Bij calamiteiten kan inzage aan bevoegde instanties gegeven worden.

Vrijwilligers

Van de vrijwilligers van de vereniging worden in verband met verzekeringsaspecten diverse gegevens vastgelegd.

Naast naam en adresgegevens zijn dat: telefoonnummer, emailadres, geboortedatum en gevens contactpersoon bij calamiteiten.

De vereniging heeft een sleutellijst, hierop wordt bijgehouden aan welke vrijwilligers (naam) wanneer welke sleutels (en daarbij behorende bevoegdheden/vrijheden) verstrekt zijn.

Van onze kantinevrijwilligers is vastgelegd of zij in bezit zijn van het IVA-certificaat (IVA = Instructie Verantwoord Alcohol schenken voor sportkantines),

De registratie is alleen voor intern gebruik. Bij controles en/of calamiteiten kan inzage aan bevoegde instanties gegeven worden.

Cameratoezicht

Teneinde diefstal van goederen uit het clubgebouw te voorkomen zijn camera's in en rond het clubgebouw opgehangen. Hierdoor is er toezicht mogelijk op ongewenste toegang tot het clubgebouw. 

De camerabeelden worden getoond op het televisiescherm in de kantine, de beelden worden niet opgeslagen.

Beeldmateriaal

Tijdens trainingen en/of wedstrijden kunnen foto's en video's (sfeer, actie, ...) gemaakt worden welke we graag via de diverse mediakanalen van TCD Hummelo presenteren aan geïnteresseerden.

Functionaris gegevensverwerking

De functie “functionaris gegevensverwerking” wordt bij TCD Hummelo toegekend aan de voorzitter.


Autoriteit Persoonsgegevens

AVG

Alle en actuele informatie over bescherming van persoonsgegevens, met onder andere de privacy-rechten en voorbeeldbrieven is te vinden op de website van de landelijke organisatie Autoriteit Persoonsgegevens.